sms Consulting

Datenschutzerklärung

sms Consulting GmbH, Stand: Oktober 2026

1. Vorwort und allgemeine Hinweise

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Ihnen einen transparenten Eindruck unseres Datenschutzverständnisses vermitteln und Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über Ihre gesetzlich festgelegten Rechte informieren.

Der Schutz aller persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist für uns selbstverständlich. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie in Übereinstimmung mit den für die sms Consulting GmbH geltenden landesspezifischen Vorschriften, insbesondere dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Gesetz über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG).

Die sms Consulting GmbH hat zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit geändert werden, um sie an veränderte technische oder rechtliche Rahmenbedingungen anzupassen. Bitte rufen Sie diese Erklärung regelmäßig auf, um sich über den aktuellen Stand zu informieren.

2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer datenschutzrechtlicher Vorschriften ist.

sms Consulting GmbH
Euskirchener Str. 89b
52351 Düren
Deutschland
Tel.: +49 2421 9857 0
Fax: +49 2421 9857 17
E-Mail: info@sms-consulting.de
Website: sms-consulting.de

3. Datenschutzbezogene Kontaktstelle

Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Die sms Consulting GmbH prüft regelmäßig, ob sich aus Art. 37 DSGVO oder § 38 BDSG eine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ergibt. Für Datenschutzfragen erreichen Sie unsere Datenschutzkontaktstelle unter datenschutz@sms-consulting.de.

Für alle Fragen und Anregungen zum Thema Datenschutz sowie zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte haben wir eine funktionale Kontaktstelle eingerichtet. Sie erreichen uns direkt unter.

E-Mail: datenschutz@sms-consulting.de
Postanschrift: sms Consulting GmbH, Datenschutz-Kontaktstelle, Euskirchener Str. 89b, 52351 Düren

4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden in den Logfiles unseres Servers gespeichert.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die sms Consulting GmbH keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, die Inhalte unserer Internetseite zu optimieren, die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Bei den Server-Logfiles handelt es sich um technische Nutzungs- und Sicherheitsdaten. Soweit dabei IP-Adressen oder andere Informationen mit Personenbezug verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung nur für die genannten Sicherheits- und Betriebszwecke.

Hosting. Unsere Website wird bei der IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland) gehostet. IONOS verarbeitet die beim Aufruf der Website anfallenden Daten, insbesondere die Server-Logfiles, in unserem Auftrag. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb unserer Website nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer. Für Server-Logfiles besteht keine gesetzlich fest vorgeschriebene Speicherfrist. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) und der Praxis der Datenschutz-Aufsichtsbehörden werden die Logfiles in der Regel nach 7 Tagen automatisiert gelöscht. Besteht im Einzelfall der konkrete Verdacht eines Angriffs auf unsere informationstechnologischen Systeme, können die betroffenen Logfiles bis zur vollständigen Aufklärung des Vorfalls darüber hinaus aufbewahrt werden.

5. Cookies und Consent-Management-System

Damit unsere Website ordnungsgemäß funktioniert und wir bestimmte Dienste anbieten können, nutzen wir auf Ihrem Endgerät kleine Dateien, sogenannte Cookies, oder vergleichbare Speichertechnologien.

Gemäß § 25 TDDDG dürfen Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers (z. B. PC, Smartphone) nur gespeichert oder ausgelesen werden, wenn der Nutzer auf der Grundlage von klaren und umfassenden Informationen eingewilligt hat. Ausgenommen hiervon sind ausschließlich Cookies und Speicherzugriffe, die technisch unbedingt erforderlich sind, damit wir einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung stellen können (z. B. Speicherung Ihrer Cookie-Präferenzen).

Wir setzen auf unserer Website ein konformes Consent-Management-System (Cookie-Banner) ein. Beim ersten Aufruf unserer Website sowie bei Bedarf zur Aktualisierung Ihrer Auswahl erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie Ihre Einwilligung für optionale Cookies zu Analysezwecken erteilen oder verweigern können.

Auswahl verweigern / Speichern ohne Häkchen. Wenn Sie keine Analyse-Cookies zulassen, werden ausschließlich die technisch zwingend erforderlichen Cookies gesetzt.

Einwilligung erteilen. Erst mit Ihrer aktiven und ausdrücklichen Auswahl (z. B. durch Klick auf „Alle akzeptieren" oder durch Aktivieren des Statistik-Schalters in den Cookie-Einstellungen) willigen Sie in das Speichern und Auslesen der entsprechenden optionalen Cookies auf Ihrem Gerät ein.

Für technisch erforderliche Speicher- und Zugriffsvorgänge ist keine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 TDDDG erforderlich, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, beispielsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die optionalen Analyse-Cookies ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über unsere Cookie-Einstellungen am Ende dieser Seite widerrufen oder anpassen.

6. Analyse-Dienst (Google Analytics)

Sofern Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung über unser Consent-Management-System erteilt haben, nutzen wir auf unserer Website Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, nachfolgend „Google"). Vor Ihrer Einwilligung wird das Skript von Google nicht geladen, und es werden keine Daten an Google übertragen.

Details zu Google Analytics (GA4) und unserer Datenverarbeitung.

Eingesetzte Version. Wir nutzen die aktuelle Version Google Analytics 4 (GA4). Im Gegensatz zu älteren Versionen speichert GA4 standardmäßig keine vollständigen IP-Adressen und kürzt diese automatisch auf Servern innerhalb der EU, bevor Daten in die USA übertragen werden.

Verarbeitete Datenkategorien. Erfasst werden unter anderem Ihre gekürzte IP-Adresse, Interaktionsdaten (z. B. Klicks, Scrolltiefe, Verweildauer, aufgerufene Seiten), Geräte- und Browserinformationen sowie Online-Kennungen (z. B. Cookie-IDs).

Zweck der Verarbeitung. Statistische Analyse des Besucherverhaltens zur bedarfsgerechten Gestaltung, Optimierung und Reichweitenmessung unserer Website.

Rechtsgrundlage. Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Datenübermittlung in Drittländer. Google LLC hat seinen Hauptsitz in den USA. Daten können daher auf Server von Google in die USA übertragen werden. Die Datenübermittlung ist abgesichert, da Google LLC nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist. Zusätzlich haben wir mit Google die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.

Speicherdauer. Die von uns gesendeten und mit Cookies verknüpften Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Bei erneuter Aktivität der betroffenen Person innerhalb dieses Zeitraums verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend (in der GA4-Konsole als "Bei neuer Nutzeraktivität zurücksetzen" konfiguriert).

Widerruf der Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie das Consent-Management-System am Ende dieser Seite aufrufen und Ihre Einstellungen anpassen. Alternativ können Sie das Speichern von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern oder das von Google bereitgestellte Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren.

Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Amendment) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Google verarbeitet die Daten streng weisungsgebunden in unserem Auftrag.

Weitere Google-Dienste. Sofern wir zusätzliche Google-Dienste (wie Google Fonts oder Google Ads) nutzen, weisen wir in separaten Abschnitten darauf hin.

7. Kontaktaufnahme (E-Mail und Formulare)

An verschiedenen Stellen unserer Website ist eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns möglich (z. B. über bereitgestellte E-Mail-Adressen oder Kontaktformulare).

Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular Kontakt mit uns aufnimmt, werden die übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie der Inhalt der Nachricht) automatisch gespeichert. Diese Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung der Anfrage und die Kontaktaufnahme verwendet.

Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihres Anliegens). Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages ab, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind (in der Regel nach abschließender Klärung Ihres Anliegens), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerliche oder handelsrechtliche Pflichten) entgegenstehen.

7.1 Whitepaper-Download und Interessentenkontakte

Auf unserer Website bieten wir Whitepaper zum Download an. Für die Bereitstellung des angeforderten Whitepapers verarbeiten wir die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Die Angabe einer Telefonnummer ist freiwillig, sofern sie für die Bereitstellung des Whitepapers nicht erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Whitepaper-Anforderung, zur Bereitstellung des Dokuments, zur Vermeidung von Missbrauch sowie zur Verwaltung des geschäftlichen Interessentenkontakts.

Rechtsgrundlage für die Bearbeitung der Whitepaper-Anforderung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, angeforderte Informationsmaterialien bereitzustellen und geschäftliche Anfragen zu bearbeiten.

Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung erteilen, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer zusätzlich, um Sie telefonisch zu den im Whitepaper behandelten Themen sowie zu hierzu passenden eigenen Leistungen der sms Consulting GmbH zu kontaktieren. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für den Download des Whitepapers. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über datenschutz@sms-consulting.de widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung entgegenstehen.

7.2 Online-Terminbuchung (Microsoft Bookings)

Für die Vereinbarung von Beratungs- und Erstgesprächen bieten wir einen Online-Terminbuchungsdienst an. Wir nutzen dafür Microsoft Bookings, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft Bookings ist Teil unserer Microsoft-365-Umgebung.

Verarbeitete Daten. Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Unternehmen, der gewählte Termin sowie Ihre Angaben zum Anliegen. Beim Aufruf der Buchungsseite werden technisch zusätzlich Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem an Microsoft übermittelt. Für die Funktion der Buchungsseite setzt Microsoft technisch erforderliche Cookies ein.

Die Buchungsseite ist auf dieser Website unter Kontakt als eingebetteter Rahmen (iFrame) eingebunden. Sie wird erst geladen, wenn Sie dort auf „Kalender laden“ klicken. Vorher wird keine Verbindung zu Servern von Microsoft aufgebaut. Mit dem Klick rufen Sie die Buchungsseite aktiv auf. Alternativ können Sie den Kalender über den Link „Kalender direkt in neuem Tab öffnen“ unmittelbar bei Microsoft aufrufen.

Zweck. Die Daten dienen ausschließlich der Planung, Bestätigung und Durchführung des von Ihnen gewünschten Termins sowie dem Versand der Terminbestätigung und etwaiger Erinnerungen.

Rechtsgrundlage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern der Termin der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Im Übrigen verarbeiten wir die Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Terminorganisation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Angabe der Daten ist freiwillig, ohne sie können wir jedoch keinen Termin bestätigen.

Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum). Die Daten werden vorrangig in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung in die USA, etwa zu Support- oder Sicherheitszwecken, kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer. Die Buchungsdaten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, in der Regel spätestens zwölf Monate nach dem Termin. Ergibt sich aus dem Gespräch eine Geschäftsbeziehung, gelten die Speicherfristen aus Ziffer 9 sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter privacy.microsoft.com.

7.3 Projektübersicht auf der Jobs-Seite (HR4YOU)

Für die Verwaltung von Bewerbungen und offenen Projektausschreibungen nutzen wir das Bewerbermanagementsystem HR4YOU (HR4YOU GmbH). Auf unserer Seite Jobs wird beim Seitenaufruf automatisch eine aktuelle Liste offener Projekte direkt von den Servern von HR4YOU nachgeladen.

Verarbeitete Daten. Beim Laden der Projektliste werden technisch Ihre IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs an HR4YOU übermittelt, da dies für die Auslieferung der Daten erforderlich ist. Bewerben Sie sich über einen der angezeigten Links direkt bei HR4YOU, gelten dort zusätzlich die Datenschutzhinweise von HR4YOU.

Rechtsgrundlage. Der Abruf der Projektliste dient unserem berechtigten Interesse an einer aktuellen, korrekten Darstellung unserer offenen Projekte gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.4 Link zu LinkedIn

Im Fußbereich unserer Website verlinken wir auf unser Unternehmensprofil bei LinkedIn, einem Dienst der LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland). Auf einzelnen Seiten verlinken wir außerdem auf das LinkedIn-Profil eines Technologie-Partners. Es handelt sich jeweils um einen einfachen Link, es werden keine Inhalte von LinkedIn eingebunden. Beim Aufruf unserer Website werden deshalb keine Daten an LinkedIn übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, öffnet sich LinkedIn in einem neuen Tab. Ab dann verarbeitet LinkedIn Ihre Daten in eigener Verantwortung. Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung von LinkedIn.

8. Die Partnerdatenbank (Verwaltung von Partnerunternehmen und deren B2B-Skills)

Wir betreiben eine spezialisierte Partnerdatenbank zur Verwaltung und Pflege der Geschäftsbeziehungen zu unseren Partnerunternehmen (Kooperationspartnern, Drittdienstleistern und Agenturen).

Datenkategorien. In dieser Datenbank verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten von Partnerunternehmen und deren festen Ansprechpartnern (wie Unternehmensname, Anschrift, Ansprechpartnername, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position) sowie detaillierte Angaben über die fachlichen Fähigkeiten, Kernkompetenzen und übergeordneten Skills, die das Partnerunternehmen mit seinen angebotenen Dienstleistungen insgesamt abdeckt. Personenbezogene Profile, Lebensläufe oder individuelle Skills einzelner festangestellter Mitarbeiter unserer Partnerunternehmen werden in dieser Partnerdatenbank nicht gespeichert.

Zweck der Verarbeitung. B2B-Partnermanagement, Verwaltung von übergeordneten Qualifikations- und Fähigkeitsprofilen der Partnerunternehmen, Abgleich von angebotenen Dienstleistungen mit anstehenden Projekten sowie die Vorbereitung einer weiterführenden B2B-Kooperation.

Rechtsgrundlage. Soweit der geschäftliche Ansprechpartner selbst Vertragspartner ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern von juristischen Personen und Partnerunternehmen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der effizienten B2B-Kommunikation und der Pflege unserer geschäftlichen Beziehungen).

Speicherdauer. Die Daten in der Partnerdatenbank bleiben grundsätzlich für die Dauer unserer aktiven geschäftlichen Kooperation gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn der Zweck der Speicherung entfällt, die Kooperation beendet wird oder ein berechtigter Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wird, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Die HR-Datenbank (Kunden, Lieferanten, Bewerber und Partner-Mitarbeiter)

Die sms Consulting GmbH betreibt eine zentrale HR-Datenbank. Diese dient als integriertes System für die Gewinnung und Verwaltung von Personal (eigene Bewerber), die Abwicklung des gesamten B2B-Geschäftsverkehrs (Kunden und Lieferanten) sowie für das matchingbasierte Anbieten von qualifizierten Fachkräften (sowohl Direktbewerber als auch Angestellte unserer Partnerunternehmen) an unsere Kunden.

A. Verarbeitung von Kunden- und Lieferantendaten sowie Angebotserstellung

Zweck und Datenkategorien. Wir verarbeiten in dieser HR-Datenbank die Kontaktdaten und geschäftlichen Details unserer Kunden, Interessenten und Lieferanten (z. B. Firmennamen, Anschriften, Namen der Ansprechpartner, geschäftliche E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Zahlungsinformationen sowie Vertragsdetails). Aus diesen Daten formulieren und erstellen wir direkt Angebote an unsere Kunden für unsere Dienstleistungen.

Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung und Angebotserstellung erfolgt zur Anbahnung oder Durchführung eines B2B-Vertragsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Pflege unserer Kundenbeziehungen und dem Vertrieb unserer Leistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer. Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Rechnungen und sonstige steuer- bzw. handelsrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir darüber hinaus entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf, in der Regel sechs Jahre nach § 257 Abs. 4 HGB bzw. zehn Jahre nach § 147 Abs. 3 AO, jeweils gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.

B. Bearbeitung von Direktbewerbungen für eigene Vakanzen

Zweck und Datenkategorien. Wenn Sie sich direkt bei uns auf eine Stelle bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerberdaten und Bewerberdokumente (Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit etc.) in der HR-Datenbank, um Ihre Eignung für das jeweilige Arbeits- oder Vermittlungsverhältnis zu bewerten.

Rechtsgrundlage. Die Rechtsgrundlage in Deutschland ist § 26 Abs. 1 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zur Entscheidung über dessen Begründung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei freien Dienst- oder Projektverträgen.

Speicherdauer und Löschung bei Absage. Führt das Bewerbungsverfahren nicht zu einer Einstellung oder Beauftragung, werden Ihre Bewerbungsdaten sechs Monate nach Bekanntgabe der Absage automatisch gelöscht, um uns gegen etwaige Ansprüche (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, AGG) verteidigen zu können.

Talentpool (längere Aufbewahrung). Möchten wir Ihre Bewerbungsdaten über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus in unserer HR-Datenbank speichern, um Sie zukünftig zu kontaktieren, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Speicherdauer beträgt in diesem Fall 12 Monate. Danach werden die Daten gelöscht, sofern nicht zuvor erneut eine Einwilligung eingeholt wurde. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

C. Projektvermittlung von festangestellten Mitarbeitern unserer Partnerunternehmen

Zweck und Datenkategorien. Um freie Kundenprojekte optimal zu besetzen, übermitteln uns unsere Partnerfirmen Profile, Lebensläufe und individuelle Skills ihrer festangestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese personenbezogenen Qualifikationsdaten werden direkt in unserer HR-Datenbank gespeichert. Wir nutzen diese Daten, um die konkreten Skills dieser Mitarbeiter mit den Anforderungen unserer Kunden abzugleichen, Profile gezielt für Kundenprojekte zu matchen und entsprechende Angebote (inkl. der Profile) an unsere Kunden zu erstellen.

Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Erfüllung von vertraglichen Vereinbarungen mit unseren Partnerunternehmen bzw. zur Vertragsanbahnung mit unseren Kunden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Erbringung von Vermittlungs- und Recruitingdienstleistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Verantwortung des Partnerunternehmens. Die Übermittlung von individuellen Profilen und Qualifikationsdaten ihrer festangestellten Mitarbeiter an uns erfolgt in der alleinigen rechtlichen Verantwortung des jeweiligen Partnerunternehmens. Das Partnerunternehmen sichert der sms Consulting GmbH zu, dass es datenschutzrechtlich zur Weitergabe dieser personenbezogenen Profile zum Zwecke der Projektvermittlung berechtigt ist (z. B. auf Basis einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung oder einer wirksamen Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers).

Speicherdauer. Die Profile und Qualifikationsdaten bleiben für die Dauer unserer aktiven Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Partnerunternehmen bzw. so lange gespeichert, wie sie für die Projektvermittlung relevant sind. Sie werden gelöscht, wenn die Zusammenarbeit endet oder die Vermittlungsrelevanz entfällt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

D. Unterstützung durch softwarebasierte Kriterienprüfung (keine rein automatisierte Entscheidung)

Zur effizienten Bearbeitung von eingehenden Bewerbungen nutzen wir eine selbst betriebene Automatisierungsplattform (n8n), die uns dabei unterstützt, die von Ihnen übermittelten Bewerbungsunterlagen strukturiert mit den Anforderungen der jeweiligen Stellenausschreibung abzugleichen (sog. Matching-Verfahren). Dabei sucht die eingesetzte KI ausschließlich nach relevanten Textstellen in Ihren Unterlagen, die einzelne Anforderungskriterien belegen (z. B. passende Qualifikationen oder Erfahrungen), und stellt diese unserer Personalabteilung übersichtlich zusammen. Es findet keine Bewertung, Punktevergabe oder Rangfolge von Bewerbungen durch die KI statt. Im Rahmen dieses Workflows werden Ausschnitte Ihrer Bewerbungsdaten zur sprachlichen Auswertung an die KI-Vermittlungsplattform Langdock (Langdock GmbH, Hamburg) übermittelt. Langdock leitet die Anfrage technisch an das jeweils konfigurierte KI-Sprachmodell weiter, aktuell OpenAI, Google (Gemini), Anthropic (Claude) und Mistral AI.

Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer. Die Automatisierungsplattform n8n betreiben wir selbst auf einem bei Hostinger (Hostinger International Ltd.) angemieteten virtuellen Server (VPS), auf dessen Betriebssystem- und Anwendungsebene ausschließlich wir Zugriff haben. Als Betreiber der zugrunde liegenden Serverhardware hat Hostinger dennoch technischen Zugriff auf die Infrastruktur (z. B. zu Wartungszwecken) und gilt insoweit als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hostinger liegt vor. Der von uns genutzte VPS wird in einem Rechenzentrum innerhalb der EU betrieben, sodass für diesen Teil der Verarbeitung kein Drittlandtransfer stattfindet. Mit Langdock besteht zusätzlich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Langdock verarbeitet diese Anfragen nach unserer Konfiguration über eine EU-Region (Serverstandort EU) und leitet sie so auch an die angebundenen KI-Anbieter weiter. Da OpenAI, Google und Anthropic als Unternehmen ihren Hauptsitz in den USA haben (Mistral AI dagegen in Frankreich, EU), kann trotz EU-seitiger Verarbeitung ein Zugriff im Rahmen US-amerikanischer Rechtsvorschriften (insb. CLOUD Act) nicht vollständig ausgeschlossen werden. Langdock stellt als unser Auftragsverarbeiter für diesen Fall die erforderlichen Garantien sicher (EU-Standardvertragsklauseln und/oder Zertifizierung der Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework).

Wir weisen darauf hin, dass wir keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO treffen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten. Jede inhaltliche Bewertung, die Vorauswahl sowie die endgültige Entscheidung über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder eine Einstellung werden in jedem Einzelfall ausschließlich durch unsere qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach einer individuellen, persönlichen Prüfung vorgenommen. Es findet keine automatisierte Ablehnung durch das System statt.

10. Weitergabe personenbezogener Daten und Empfänger

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten stets streng vertraulich. Um unsere vertraglichen und geschäftlichen Aufgaben zu erfüllen, geben wir Daten ausschließlich an folgende Empfängerkategorien weiter.

Kunden und potenzielle Auftraggeber. Im Rahmen unserer Personal- und Projektvermittlung geben wir Profile von Kandidaten an potenzielle Kunden weiter. Dies geschieht stets zweckgebunden und, soweit vereinbart, in anonymisierter oder pseudonymisierter Form, bis Sie einer konkreten Offenlegung zugestimmt haben.

Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Wir bedienen uns ausgewählter Dienstleister, die uns beim Betrieb unserer IT-Infrastruktur, unseres CRM- und Bewerberdatenbanksystems, unseres Hostings und unseres E-Mail-Verkehrs unterstützen. Diese Dienstleister sind vertraglich streng an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen.

Behörden und öffentliche Stellen. Eine Weitergabe an steuerliche, finanzielle oder rechtliche Aufsichtsbehörden erfolgt nur dann, wenn wir gesetzlich oder im Rahmen eines voraussichtlichen Rechtsstreits dazu verpflichtet sind.

11. Datenübermittlung in Drittstaaten

Die von uns erhobenen Daten werden grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU) beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert.

Sofern im Einzelfall eine Übermittlung von Daten an Dienstleister oder Partner in Ländern außerhalb der EU/des EWR (Drittstaaten) erforderlich ist (z. B. bei der Nutzung globaler IT-Tools oder bei der Vermittlung an Kunden in Drittstaaten), stellen wir sicher, dass dies nur auf Grundlage gesetzlich zulässiger Mechanismen geschieht. Hierzu gehören.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen als betroffener Person weitreichende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit formlos an uns bzw. unsere Datenschutzkontaktstelle wenden (z. B. per E-Mail an datenschutz@sms-consulting.de).

a. Recht auf Bestätigung und Auskunft (Art. 15 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über diese gespeicherten Daten sowie eine Kopie dieser Auskunft.

b. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO). Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen.

c. Recht auf Löschung / „Recht auf Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO). Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen, sofern einer der gesetzlich geregelten Gründe zutrifft (z. B. wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen) und die Verarbeitung nicht zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO). Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn.

e. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format an sich oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen, soweit dies technisch machbar ist.

f. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten die Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Richtet sich Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung, haben Sie ein generelles, uneingeschränktes Widerspruchsrecht, das wir ohne Angabe einer besonderen Situation umsetzen.

g. Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

h. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Sie können sich hierzu insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

13. Zuständige Aufsichtsbehörde

Die für uns in Nordrhein-Westfalen zuständige Aufsichtsbehörde ist.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 384 24 0
Telefax: 0211 384 24 10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: www.ldi.nrw.de

14. Cookie-Einstellungen verwalten und widerrufen

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